Du har booket lokalet, maten er bestilt og invitasjonene er sendt. Alt virker kontrollert. Men i løpet av hundrevis av eventer har vi i Gigger sett at det nesten alltid er noen små, men kritiske detaljer som glipper i siste liten. Her er sjekklisten du trenger for å sove godt natta før det smeller.
Å planlegge arrangement handler om logistikk, men det handler også om å forutse det uforutsette. Altså bør du gå gjennom disse ti punktene før du senker skuldrene helt.
1. Nok strøm til alt utstyret
Dette er kanskje den vanligste feilen. Du har kanskje nok stikkontakter, men tåler sikringen at både kaffetrakteren, DJ-anlegget og vaffelpressa står på samtidig? Sjekk kursene i lokalet på forhånd.
2. Overganger og kabler (Adapter-fella)
Har du en ny MacBook eller iPhone, mens lydanlegget i lokalet bruker gamle plugger? Sørg for at du har riktige overganger (USB-C til minijack osv.). En DJ fra Gigger har som regel med dette, men skal du spille musikk selv, er dette ditt ansvar.
3. Lys i garderoben og på toalettene
Folk glemmer ofte de kjedelige sonene. Er det nok lys der gjestene skal henge fra seg? Og finnes det nok papir og såpe på toalettene til 100 gjester gjennom en hel kveld?
4. Noen til å ta imot artistene
Artister og DJ-er dukker ofte opp mens du er midt i en viktig samtale eller står på kjøkkenet. Ha en dedikert person (kanskje en toastmaster eller en god venn) som har ansvar for å ta imot utøverne, vise dem hvor de skal rigge og tilby dem noe å drikke.
5. Allergier og alternative menyer
Selv om du har kontroll på hovedretten, har du husket en skikkelig plan for de med allergier eller de som er vegetarianere? Det er kjedelig å måtte improvisere en salat når resten av gjestene får indrefilet.
6. Parkering og veibeskrivelse
Ikke alle bruker GPS-en like godt. Send ut en enkel melding eller legg ved et kart som viser nøyaktig hvor gjestene (og artistene!) skal parkere. Husk også å sjekke om det trengs parkeringsbevis.
7. En «nødpakke» i bakhanda
Gaffateip, saks, sikkerhetsnåler, plaster og en lader til mobilen. Du aner ikke hvor ofte en rull med teip har reddet en hel kveld.
8. Kjøreplan til alle involverte
Det hjelper ikke at du har planen i hodet. Kokken, DJ-en, konfransieren og servitørene må alle ha den samme tidsplanen. Altså bør du printe ut noen eksemplarer og henge dem opp på kjøkkenet og bak scenen.
9. Opprydding og retur av utstyr
Hvem tar med seg søpla klokka 03:00? Og hvem har ansvaret for at leid utstyr blir levert tilbake på mandag? Ha en klar avtale på dette før festen starter, så slipper du å stå med alt selv dagen derpå.
10. Takketalen (og de små pausene)
Husk å planlegge når du skal si noen ord, og husk å takke de som har hjulpet til. Samtidig er det viktig å legge inn små pauser i programmet. En fest som er for tettpakket kan føles slitsom for gjestene.
Gjør det enkelt med profesjonell hjelp
Når du skal planlegge arrangement, er den beste investeringen du kan gjøre å bruke folk som har vært ute en vinternatt før. Thomas «Fingern» Gullestad og teamet vårt i Gigger har bygget en plattform som fjerner mange av disse bekymringene automatisk.
Når du booker underholdning via oss, får du en profesjonell kontrakt og forsikring med på kjøpet. Vi hjelper alltid til om det skulle være noe – enten det er spørsmål om teknikk eller råd om kjøreplanen. Det betyr at du kan stryke de viktigste punktene på listen din med en gang.
Klar for å sette i gang? Finn alt du trenger av underholdning og utstyr på Gigger.no her.
